البيان
16 Aug 2004, 02:14 PM
<i><div align="center">خطوات مهمة لتصميم مستندات مبهرة</div></i>
يمكن لآي شخص أن يكتب خطاباً أو تقريراً باستخدام برنامج معالج الكلمات Word فهذا شيء سهل يمكن لأي مستخدم القيام به ، لكن ليست كل التقارير أو الرسائل متشابهة ، فيمكن أن تنبهر بشكل تقرير جيد التصميم يدفعك إلى قراءة محتويات ، ويظهر لك في كل صفحة شيئاً جديداً مع المحافظة على التنسيق المبدع له ، أما بعض التقارير الأخرى فتصيب من يقرأها بالملل بمجرد مشاهدته الصفحة الأولى له فكل النصوص بنفس الحجم ولا تستطيع أن تميز العنوان الرئيسي من العنوان الجانبي من الشرح التفصيلي للعرض ..
وفي هذا الموضوع سأستعرض معاً كيفية إعداد تقرير جيد التصميم باستخدام بعض الخصائص التي لا يعرفها غير محترفي التعامل مع برنامج Word لمعالجة الكلمات .
جيد التصميم باستخدام بعض الخصائص التي لا يعرفها غير محترفي التعامل مع برنامج Word لمعالجة الكلمات .
عنوان التقرير Header :
كل عناوين التقارير التي نشاهدها عادة ما يكون بشكل أفقي ، وتظهر في الصفحة الأولى للتقرير وغالباً ما تكون بحجم أكبر للحروف ، يمكننا أن نجرب وأن نجعل عنوان التقرير بشكل رأسي ، وعلى الجانب الأيمن أو الأيسر من الصفحات ، فهذا سيعطي شكلاً جمالياً مميزاً للتقرير ، كما يمكنك أن تجعل هذا العنوان ثابتاً في كل صفحات التقرير والتنفيذ ذلك سنتبع الخطوات التالية :
1- قم بتشغيل برنامج Word
2- من قائمة المشاهدة View ( عرض ) أختر التعامل مع شريط الأدوات Toolbar
3- ستجد قائمة بها أنواع متعددة من الشرائط ستختار منها شريط الرسم Drawing
4- سنفترض أننا نريد أن نكتب العنوان في الجانب الأيسر من الصفحة وبطريقة طويلة من أعلى الصفحة حتى منتصفها ، سنقوم بتحريك الهامش الأيسر Left Margin جهة اليمين قليلاً حتى نتيح مكانا لكتابة العنوان.
5- قم باختيار مربع النصوص Text Box من شريط الرسم الذي ستجده في الغالب في أسفل الشاشة.
6- استخدام الفأرة في رسم مربع النصوص لكي تحدد المكان الذي سنكتب به عنوان التقرير .
7- بعد أن تحدد مكان مربع النصوص داخل المستند ستظهر لك نافذة زرقاء صغيرة بعنوان Text Box سنضغط على الأيقونة التي توجد بأقصى اليسار والتي تحول الكلمات إلى الشكل الرأسي .
8- سنبدأ في كتابة العنوان داخل المربع مع تحديد حجم الخطوط المناسبة Font Size للنص .
9- بعد أن تنتهي من كتابة النص سنضغط بالمفتاح الأيمن للفأرة داخل مربع النصوص ،ثم تختار من القائمة التي ستظهر لك Format Text Box لكي نبدأ في تجميل العنوان.
10- من وظيفة Colors and Lines اختر اللون الرمادي من خانة Fill لكي تجعله خلفية للعنوان ، ثم اختر تحت عنوان Line ومن خانة Color عدم وضع خطوط تحدد الصندوق No Line
11- من وظيفة أشكال الحروف Fonts اختر أن تكون الأحرف باللون الأبيض هذا اللون على الخلفية الرمادي سيعطي مظهراً جذاباً للعنوان.
قد لا يكون شعار الشركة كافياً لكي يظهر أن الخطاب الذي تقوم بتصميمه خاص بالشركة، وإنما قد يتطلب الأمر أن نضع في خلفية الخطاب صورة لشعار الشركة تستخدم كعلامة مائية ، كما نعرف أن العلامة المائية تستخدم مع أوراق البنكوت لكي تمنع تزويرها وبنفس الفكرة يمكننا أن نستخدم العلامة المائية لمنع أي تلاعب في الخطابات التي نصممها :
1-أول شيء سيكون علينا أن نحدده هو شكل الصورة التي سنستخدمها كعلامة مائية .
2-من قائمة Format سنختار التعامل مع خاصية الخلفية Background
3- ستجد في هذه الخاصية ثلاثة خيارات هي More colors وFill Effects وPrinted Watermark سنضغط على الاختيار الثالث. يجب ملاحظة أن اختيار صورة من خاصية Fill Effects لا تصلح إلا عندما نقوم بتصميم صفحة نضعها على شبكة الإنترنت.
4- في نافذة Printed Watermark اضغط على مفتاح الخيارات Options
5- قم باختيار الصورة التي تريدها وذلك بالضغط على مفتاح Select Picture
6- اجعل خاصية Scale مضبوطة على Auto إذا كنت تريد أن تجعل الصورة تمتد إلى كل مساحة الصفحة .
7- أيضاً تأكد من أن خاصية Watermark بها علامة.
8- اضغط OK وبذلك تحصل على صورة مائية بالخطاب الذي تقوم بتصميمه ، مع ملاحظة أن صورة الخلفية ستتمدد لكي تشغل كامل مساحة الصفحة ، وذلك نتيجة لاختيارنا Auto في خانة Scale أما إذا اخترنا أن نقوم بتصغير الصورةZoom بأي مقياس نحدده ، فذلك يعني أن الصورة التي سنستخدمها كعلامة مائية يمكن أن تتكرر أكثر من مرة في الصفحة الواحدة.
يمكن لآي شخص أن يكتب خطاباً أو تقريراً باستخدام برنامج معالج الكلمات Word فهذا شيء سهل يمكن لأي مستخدم القيام به ، لكن ليست كل التقارير أو الرسائل متشابهة ، فيمكن أن تنبهر بشكل تقرير جيد التصميم يدفعك إلى قراءة محتويات ، ويظهر لك في كل صفحة شيئاً جديداً مع المحافظة على التنسيق المبدع له ، أما بعض التقارير الأخرى فتصيب من يقرأها بالملل بمجرد مشاهدته الصفحة الأولى له فكل النصوص بنفس الحجم ولا تستطيع أن تميز العنوان الرئيسي من العنوان الجانبي من الشرح التفصيلي للعرض ..
وفي هذا الموضوع سأستعرض معاً كيفية إعداد تقرير جيد التصميم باستخدام بعض الخصائص التي لا يعرفها غير محترفي التعامل مع برنامج Word لمعالجة الكلمات .
جيد التصميم باستخدام بعض الخصائص التي لا يعرفها غير محترفي التعامل مع برنامج Word لمعالجة الكلمات .
عنوان التقرير Header :
كل عناوين التقارير التي نشاهدها عادة ما يكون بشكل أفقي ، وتظهر في الصفحة الأولى للتقرير وغالباً ما تكون بحجم أكبر للحروف ، يمكننا أن نجرب وأن نجعل عنوان التقرير بشكل رأسي ، وعلى الجانب الأيمن أو الأيسر من الصفحات ، فهذا سيعطي شكلاً جمالياً مميزاً للتقرير ، كما يمكنك أن تجعل هذا العنوان ثابتاً في كل صفحات التقرير والتنفيذ ذلك سنتبع الخطوات التالية :
1- قم بتشغيل برنامج Word
2- من قائمة المشاهدة View ( عرض ) أختر التعامل مع شريط الأدوات Toolbar
3- ستجد قائمة بها أنواع متعددة من الشرائط ستختار منها شريط الرسم Drawing
4- سنفترض أننا نريد أن نكتب العنوان في الجانب الأيسر من الصفحة وبطريقة طويلة من أعلى الصفحة حتى منتصفها ، سنقوم بتحريك الهامش الأيسر Left Margin جهة اليمين قليلاً حتى نتيح مكانا لكتابة العنوان.
5- قم باختيار مربع النصوص Text Box من شريط الرسم الذي ستجده في الغالب في أسفل الشاشة.
6- استخدام الفأرة في رسم مربع النصوص لكي تحدد المكان الذي سنكتب به عنوان التقرير .
7- بعد أن تحدد مكان مربع النصوص داخل المستند ستظهر لك نافذة زرقاء صغيرة بعنوان Text Box سنضغط على الأيقونة التي توجد بأقصى اليسار والتي تحول الكلمات إلى الشكل الرأسي .
8- سنبدأ في كتابة العنوان داخل المربع مع تحديد حجم الخطوط المناسبة Font Size للنص .
9- بعد أن تنتهي من كتابة النص سنضغط بالمفتاح الأيمن للفأرة داخل مربع النصوص ،ثم تختار من القائمة التي ستظهر لك Format Text Box لكي نبدأ في تجميل العنوان.
10- من وظيفة Colors and Lines اختر اللون الرمادي من خانة Fill لكي تجعله خلفية للعنوان ، ثم اختر تحت عنوان Line ومن خانة Color عدم وضع خطوط تحدد الصندوق No Line
11- من وظيفة أشكال الحروف Fonts اختر أن تكون الأحرف باللون الأبيض هذا اللون على الخلفية الرمادي سيعطي مظهراً جذاباً للعنوان.
قد لا يكون شعار الشركة كافياً لكي يظهر أن الخطاب الذي تقوم بتصميمه خاص بالشركة، وإنما قد يتطلب الأمر أن نضع في خلفية الخطاب صورة لشعار الشركة تستخدم كعلامة مائية ، كما نعرف أن العلامة المائية تستخدم مع أوراق البنكوت لكي تمنع تزويرها وبنفس الفكرة يمكننا أن نستخدم العلامة المائية لمنع أي تلاعب في الخطابات التي نصممها :
1-أول شيء سيكون علينا أن نحدده هو شكل الصورة التي سنستخدمها كعلامة مائية .
2-من قائمة Format سنختار التعامل مع خاصية الخلفية Background
3- ستجد في هذه الخاصية ثلاثة خيارات هي More colors وFill Effects وPrinted Watermark سنضغط على الاختيار الثالث. يجب ملاحظة أن اختيار صورة من خاصية Fill Effects لا تصلح إلا عندما نقوم بتصميم صفحة نضعها على شبكة الإنترنت.
4- في نافذة Printed Watermark اضغط على مفتاح الخيارات Options
5- قم باختيار الصورة التي تريدها وذلك بالضغط على مفتاح Select Picture
6- اجعل خاصية Scale مضبوطة على Auto إذا كنت تريد أن تجعل الصورة تمتد إلى كل مساحة الصفحة .
7- أيضاً تأكد من أن خاصية Watermark بها علامة.
8- اضغط OK وبذلك تحصل على صورة مائية بالخطاب الذي تقوم بتصميمه ، مع ملاحظة أن صورة الخلفية ستتمدد لكي تشغل كامل مساحة الصفحة ، وذلك نتيجة لاختيارنا Auto في خانة Scale أما إذا اخترنا أن نقوم بتصغير الصورةZoom بأي مقياس نحدده ، فذلك يعني أن الصورة التي سنستخدمها كعلامة مائية يمكن أن تتكرر أكثر من مرة في الصفحة الواحدة.